Советы, как вести кадровое делопроизводство для малого бизнеса

Для всех коммерческих организаций по законодательству необходимо

обязательное ведение кадрового делопроизводства и учета.

Согласно ТК РФ все организации у себя должны иметь соответствующие документы в виде:

— штатного расписания;

— графика  отпусков;

— книги, где фиксируются движения трудовых книжек;

— правил  внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

— Положения о порядке обработки защиты персональных данных;

— трудового договора;

— дополнительного соглашения с сотрудниками;

— приказов  по личному составу;

— заявлений  сотрудников  о приеме, увольнениях, отпусках  и т.п.;

— личных карточек  на каждого сотрудника (форма Т-2);

— трудовых  книжек  всех работников.

 

Для оформления таких документов, как штатное расписание, график отпусков, приказы о приеме на работу и увольнении, направления в командировку, приказы об отпуске, приказы о переводе на другую должность, используются специальные унифицированные формы.

 

Прием на работу

 

Для приема на работу нового сотрудника обычно оформляются стандартные документы в виде:

— трудового договора, в котором содержатся условия указанные в ТК РФ;

— приказа о приеме на работу по соответствующей должности (в соответствии с унифицированной формой);

— личной карточки Т-2;

— должностной инструкции (в случае, когда служебные обязанности не закрепляются в договоре, заключенном с сотрудником, или  другом нормативном акте);

— записи в трудовой книжке, а так же  и журнале, в котором регистрируется движение трудовых книжек и их вкладышей.

 

В обязанности работодателя входит хранение трудовых книжек и ответственность за сохранность.

 

Чтобы устроиться на работу

сотрудник должен представить работодателю обязательный пакет документов, который включает в себя:

— паспорт работника;

— обязательное страховое свидетельство работника  пенсионного страхования (СНИЛС);

—  для военнообязанных обязательно военный билет;

— документ, подтверждающий полученное образование (если по законодательству предусмотрено подтверждение образования).

 

Иногда при приеме на работу кадровые службы и бухгалтерия требуют ИНН.

 

Что  требуется для оформления отпуска или для перевода на другую должность.

 

Для этих целей работник должен обязательно написать заявление, после этого работодатель в свою очередь оформляет приказ согласно унифицированной форме и отмечает все в карточке Т-2.

 

Для оформления командировки.

 

Работодателем оформляется приказ по соответствующей установленной форме,  удостоверение  командировочного (когда командировка происходит на территории РФ) и командировочное  задание.

 

Как уволиться по собственному желанию.

 

Если работник принял решение уволиться по собственному желанию, то он пишет заявление.  После этого работодатель должен оформить по установленной форме приказ; отметить соответствующую запись в карточке Т-2 и трудовой книжке; журнале, в котором фиксируются движения трудовых книжек и вкладышей. На руки сотрудникам трудовая книжка выдается в последний день работы.