Учет расходов на корпоративную связь

НК РФ определены условия, при соблюдении которых расходы на связь можно отнести к производственным затратам и, соответственно, учесть при налогообложении прибыли. Для этого расходы должны быть:

  • произведены для осуществления предпринимательской деятельности;
  • экономически обоснованы;
  • подтверждены документально.

Организовать корпоративную связь на предприятии можно следующим образом: заключить договор на корпоративное обслуживание с оператором и либо приобрести мобильные телефоны, sim-карты и выдать работникам, либо приобрести только sim-карты и заключить с работниками соглашение об использовании личных мобильных телефонов в служебных целях. Еще вариант – компенсировать сотрудникам расходы на телефонные звонки, произведенные по рабочим вопросам и в рабочее время.

Для целей налогового учета документами, подтверждающими отнесение расходов на мобильную связь на затраты, являются:

  • утвержденный руководителем перечень должностей и ФИО работников, которым использование сотовой связи необходимо для исполнения трудовых обязанностей;
  • договор на оказание услуг связи с оператором;
  • детализированные счета телефонных разговоров.

Приказ, в котором перечисляются лица, имеющие право на использование мобильной связи, должен устанавливать лимит суммы расходов на телефонные переговоры для каждого лица в зависимости от занимаемой должности. Кроме того, для подтверждения экономической обоснованности произведенных расходов необходимость использования сотовой связи сотрудником в служебных целях следует обозначить в должностной инструкции.

Письмом Минфина РФ 03-03-06/2/178 от 13.10.10г. для организации предусмотрена обязанность проведения анализа проведенных телефонных переговоров на предмет использования лимита разговоров в рабочих целях. Для этого проверяется детализированный отчет поставщика услуг мобильной связи.

Налоговым законодательством РФ для расходов на услуги связи нормирование не установлено, поэтому они относятся на затраты в целях налогообложения в полном объеме. При этом должны быть соблюдены условия документального подтверждения и экономической обоснованности.
Иногда возникает ситуация, когда работник превысил установленный ему лимит телефонных разговоров и не возместил сумму превышения организации-работодателю. В этом случае появляется объект для обложения налогом на доходы физических лиц (ст. 211 НК РФ).

Автор: Главный бухгалтер ООО «СмолБизнесКонсалтинг: создание и развитие бизнеса», Филипенко Н.Н.