Унифицированные формы в кадровом учете

Трудовые отношения с сотрудниками наниматель обязан оформлять документами унифицированных форм. Их перечень и порядок применения содержится в Постановлении Госкомсстата РФ №1 от 05.01.2004г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Для учета кадров обязательны к применению первичные документы следующих форм:

1) оформление приема на работу – формы №Т-1 (№Т-1А) «Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу».

2) учет всех работников (служащих), с которыми заключены трудовые договора – формы №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

3) учет данных о штатном составе, штатной численности, структуре предприятия – форма №Т-3 «Штатное расписание».

4) учет научных работников в образовательных и научных учреждениях – форма №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

5) оформление перевода сотрудников – формы №Т-5 (№Т-5а) «Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу».

6) оформление и учет отпусков сотрудников – формы №Т-6 (№Т-6а) «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам)».

7) учета очередности предоставляемых ежегодно оплачиваемых отпусков — форма №Т-7 «График отпусков».

8) оформление при прекращении трудовых отношений с сотрудником или сотрудниками – формы №Т-8 (№Т-8а) «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

9) учет и документальное оформление командировок – формы №Т-9 (№Т-9а) «Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

10) учет поощрений сотрудника или сотрудников за успехи в работе – формы №Т-11 (№Т-11а) «Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников)».

Учет рабочего времени, расчетов по оплате труда ведется с применением первичных документов следующих форм:

1) учет и оформление рабочего времени – формы №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и №Т-13 «Табель учета рабочего времени» (применяется при наличии на предприятии автоматической системы контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте).

2) учет и оформление расчетов с персоналом по оплате труда – формы №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость».

3) учет произведенных выплат – форма №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей».

4) учет сведений о заработной плате сотрудника, всех начислениях, удержаниях, выплатах за календарный год – формы №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)».

5) учет расчетов с сотрудниками по отпускным выплатам – форма №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

6) учет расчетов с сотрудниками при увольнении – форма №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

7) оформление и учет работ, выполненных сотрудниками по срочному трудовому договору, — форма №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Сроки хранения документов

Наниматель обязан обеспечить сохранность первичных документов по учету кадров, рабочего времени, расчетов по оплате труда в течение:

  • 75 лет – для форм №Т-1 (№Т-1А); №Т-2, №Т-2ГС (МС); №Т-5 (№Т-5а); №Т-8 (№Т-8а); №Т-10 при командировках в район Крайнего Севера и местности, приравненные к нему; №Т-11 (№Т-11а); №Т-12 и №Т-13 при вредных условиях труда; №Т-54, №Т-54а;
  • 10 лет – для форм №Т-9 (№Т-9а) и №Т-10а при долгосрочных командировках за пределы РФ;
  • 5 лет для форм №Т-6 (№Т-6а); №Т-9 (№Т-9а) и №Т-10а  при краткосрочных командировках; №Т-10; №Т-12 и №Т-13; №Т-53а;
  • 5 лет при условии проведения в этот период налоговой проверки – для форм №Т-49, №Т-51, №Т-53; №Т-60 и №Т-61; №Т-73;
  • 3 лет – для формы №Т-3;
  • 1 года – для формы №Т-7.

В случае отсутствия лицевых счетов срок хранения документов форм №Т-49, №Т-51, №Т-53, №Т, -60 и №Т-61, №Т-73 составляет 75 лет.