Ведение кадрового делопроизводства в малом бизнесе

Согласно трудовому законодательству руководитель коммерческой организации обязан обеспечить ведение кадрового делопроизводства и учета. Документального оформления требует каждое событие, относящееся к сфере трудовых отношений и связанное с приемом на работу, увольнением, отпуском, переводом сотрудников, изменением условий труда и так далее.
Зачастую руководители малых предприятий не выполняют требования законодательства и не ведут кадровый учет или ведут в неполном объеме, считая, что вероятность их проверки трудовой инспекцией невелика. Однако кроме трудовой инспекции кадровые документы проверяют и другие государственные органы.
Так, налоговая инспекция вправе запросить все документы, необходимые для проверки расходов на оплату труда и удержания подоходного налога. Для возмещения предприятию денежных средств фондом социального страхования (ФСС) придется предоставить оформленные в соответствии с законодательством штатное расписание, приказы о приеме, приказы об увольнении сотрудников, иначе ФСС может отказать в возмещении расходов.
Как и любой другой, кадровый учет должен строиться на принципах полноты и своевременности. Трудовым Кодексом РФ установлен перечень документов, которые обязательны для любой организации и могут быть запрошены проверяющими органами. Минимальный кадровый учет на предприятии предусматривает наличие:

  • штатного расписания;
  • книги движения трудовых книжек;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • положения о порядке обработки и защите персональных данных;
  • трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
  • графика отпусков;
  • приказов по кадрам и заявления работников;
  • личных карточек сотрудников формы Т-2;
  • оригиналов трудовых книжек всех работников, для которых данное место работы является основным.

Данным перечнем стоит руководствоваться при организации кадрового делопроизводства на малом предприятии, добавив к нему документы необязательные, но необходимые для расчета заработной платы. К примеру, Положение об оплате труда, содержащее условия премирования сотрудников. Кроме наличия, необходимо позаботиться о правильности оформления документов.

Трудовым Кодексом РФ определены условия, обязательные для указания в трудовом договоре. В нем также можно прописать должностные обязанности работника, в этом случае не требуется должностная инструкция. Для части кадровых документов законодательством предусмотрено применение унифицированных форм.

Сроки хранения кадровых документов.
Личное дело сотрудника, приказы о приеме, поощрениях, переводах на другую должность, увольнении, об установлении заработной платы хранятся 75 лет, приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, направлениях в командировку – 5 лет, начиная со дня увольнения работника.