Хранение документов ООО

Основные требования законодательства к порядку и срокам хранения, видам документов ООО, подлежащих хранению, содержатся в следующих нормативных актах:

  • Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • Федеральном законе от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об ООО»;
  • Федеральном законе от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 25.08.2010 (далее Перечень).

В Федеральном Законе «Об ООО» перечислены обязательные для хранения в обществе документы. Эта норма касается:

  • решения и договора об учреждении ООО;
  • устава ООО,  внесенных в него и зарегистрированных в установленном порядке изменений;
  • протокола собрания учредителей ООО, содержащего решение о создании общества и стоимостную оценку неденежных вкладов в уставный капитал;
  • любых решений, связанных с созданием общества;
  • документов о государственной регистрации ООО;
  • документов, подтверждающих права ООО на имущество;
  • внутренних документов ООО;
  • положений о филиалах и представительствах ООО;
  • документов, касающихся эмиссии облигаций и иных ценных бумаг ООО;
  • протоколов общих собраний участников ООО, заседаний наблюдательного совета (совета директоров), коллегиального исполнительного органа и ревизионной комиссии ООО;
  • списков аффилированных лиц ООО;
  • заключений ревизионной комиссии/ревизора ООО, государственных и муниципальных органов финансового контроля, аудиторских заключений;
  • иных документов, если их обязательное хранение предусмотрено законодательством РФ, уставом или внутренними документами ООО, решениями общего собрания участников, наблюдательного совета (совета директоров) ООО и исполнительного органа ООО.

С 1 июля 2009г. к таким документам причислен список участников ООО, а также протокол о его утверждении и положение о списке участников ООО.

Ответственность за организацию хранения документов возложена на руководителя организации. Документы ООО должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа либо в ином, известном и доступном участникам ООО месте. Согласно статье 8 ФЗ «Об ООО» запрещается отказывать участнику общества в доступе к тем или иным документам, касающимся деятельности ООО.

Нормативные сроки хранения документов ООО определены в Перечне. Существует классификация документов предприятия в зависимости от срока хранения:

  • до 10 лет включительно – документы временного срока хранения;
  • свыше 10 лет — документы долговременного срока хранения;
  • документы постоянного хранения.

Временные сроки хранения документов обязательны для применения во всех организациях. Постоянные сроки обязательны для тех организаций, документы которых подлежат хранению в соответствующих архивах. Сроки хранения документов исчисляются с 1.01 года, следующего за годом завершения их делопроизводством.

 

Автор: Начальник юридического отдела ООО «СмолБизнесКонсалтинг: создание и развитие бизнеса», Рахтеенков Ю.А.