Хранение кадровых документов

В организации должна обеспечиваться сохранность документов, относящихся к личному составу. Организация хранения документов предусматривает составление и утверждение «Номенклатуры дел по единой унифицированной системы», действующей на предприятии. В ней устанавливаются сроки хранения кадровых документов. Утвержденные на предприятии сроки должны соответствовать срокам хранения, указанным в «Перечне типовых архивных документов управленческого характера, образующихся в результате деятельности различных органов власти и организаций» (утвержден Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25.08.10г.).

Личные дела всех работников организации ведутся кадровой службой или подразделением управления персоналом. Для хранения приказов по кадрам Перечнем установлен срок 75 лет, по его окончании документы утилизируются по решению специальной экспертно-проверочной комиссии. В эту категорию входят документы (в том числе приказы, распоряжения и прочие), относящиеся к:

  • приему, увольнению, совмещению, переводу и перемещению сотрудников;
  • повышению квалификации, аттестации, присвоению званий/чинов;
  • награждениям и поощрениям;
  • оплате труда, премированию и начислению прочих выплат;
  • предоставлению отпуска по уходу за ребенком и отпуска без сохранения заработной платы;
  • смене фамилии;
  • предоставлению различных видов отпусков для сотрудников, которые трудятся в тяжелых, опасных и вредных условиях;
  • дежурствам, связанным с основной деятельностью;
  • командировкам работников внутри страны и за рубежом на длительный срок;
  • командировкам работников, трудящихся в тяжелых, опасных и вредных условиях.

Для другой категории кадровых документов Перечнем установлен срок хранения 5 лет. Сюда относятся приказы, распоряжения, справки, информации и сводки, которые касаются ежегодно предоставляемых оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, дисциплинарных взысканий, графиков дежурств, краткосрочных командировок.

При формировании дел под одной обложкой размещаются только документы с одинаковым сроком хранения. В личном деле сотрудника в хронологическом порядке располагаются:

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета и листок по учету кадров с дополнениями к личному листку о поощрениях и по учету кадров.
  • копии документов об образовании;
  • автобиография.

Отдельной группой включаются в дело выписки из приказов, характеристики и другие документы, относящиеся к данному сотруднику.

Кадровыми документами считаются заявления (жалобы) сотрудников и материалы о рассмотрении. Они включаются в дело самостоятельной группой и отделяются листом-разделителем. Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.