Заем сотруднику

Выдача займа своему сотруднику – довольно распространенная операция в деятельности предприятия. При ее проведении необходимо учитывать некоторые особенности.

По законодательству договор займа между предприятием и сотрудником должен быть заключен в письменной форме. С момента передачи предмета займа (денежных средств, других вещей, определенных родовыми признаками) он считается заключенным.

Сумма займа в договоре может быть указана как в национальной, так и в иностранной валюте. Непосредственно выдача займа осуществляется исключительно в рублях, поскольку предоставлять займы в иностранной валюте имеют право только кредитные организации.

В договоре займа не может быть оговорен возврат денежных средств вместо предоставленных вещей (и наоборот), иначе операция будет рассматриваться как сделка купли-продажи.

Предприятие может выдать своему сотруднику целевой заем. В этом случае  сторонам следует руководствоваться положениями статьи 814 ГК РФ.

Договор займа между организацией и работником может предусматривать уплату процентов заемщиком или быть беспроцентным. Размер и порядок уплаты процентов оговариваются в договоре, при отсутствии в нем условия о размере процентов они рассчитываются исходя из ставки рефинансирования на день уплаты работником суммы долга (его части).

В случае, когда заемщику передаются вещи, а не денежные средства, и в договоре прямо не предусмотрена уплата процентов, заем по законодательству считается беспроцентным.

Для возврата займа и погашения процентов по нему можно выбрать один из способов, отразив его в условиях договора:

  • внесение денежных средств работником в кассу предприятия;
  • удержание суммы задолженности из заработной платы работника. Общий объем удержаний не должен превышать 20% начисленной зарплаты.

Чтобы отразить операцию по удержанию ежемесячных платежей по займу из зарплаты в налоговом учете, необходимо составить акт о взаимозачете. В акте указывается:

  • период, за который начисляется зарплата, и ее размер;
  • сумма платежа по займу;
  • остаток долга сотрудника.

Согласно НК РФ выданные сотрудникам займы не относятся к расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль. Таким образом, и при возврате займа не возникает налогооблагаемой базы, поскольку данные суммы не включаются в состав доходов предприятия. Но начисленные проценты за пользование займом являются  внереализационными доходами и облагаются налогом на прибыль.

Такой же порядок действует и при применении упрощенной системы налогообложения: выдача займа сотруднику не будет являться расходом налогоплательщика, а возврат денежным средств заемщиком — доходом.

Любой заем предоставляется на условии возвратности, поэтому его сумма не является налогооблагаемым доходом сотрудника. Однако в налоговую базу необходимо включить доход в виде материальной выгоды, к которой в том числе относится выгода работника от экономии на процентах за пользование заемными средствами, полученными от работодателя. Облагаемый НДФЛ доход в виде такой материальной выгоды возникает у заемщика в случае:

  • по условиям договора займа уплата процентов происходит по ставке, размер которой менее 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ;
  • выданный работнику заем является беспроцентным.

Для дохода в виде материально выгоды предусмотрена ставка НДФЛ в размере 35%. Обязанность исчислить налог и заплатить его в бюджет лежит на налоговом агенте — заимодавце.

Материальная выгода, возникающая у сотрудника при получении им беспроцентного займа от нанимателя, не облагается страховыми взносами, поскольку не является выплатой работнику за исполнение трудовых обязанностей или выполнение работ (оказание услуг) в рамках гражданско-правовых отношений.

Автор: Главный бухгалтер ООО «СмолБизнесКонсалтинг: создание и развитие бизнеса», Филипенко Н.Н.